原始支出憑證審核之我見

　　票據(jù)，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的一種重要的書面憑證。目前我國普遍使用的票據(jù)主要分為兩大類。一類是商業(yè)票據(jù)，又稱發(fā)票，由稅務(wù)部門監(jiān)制。另一類是國家行政事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體為履行或代行政府職能，依據(jù)國家規(guī)定，向有關(guān)單位和個(gè)人收取的各種基金、規(guī)費(fèi)或行政事業(yè)單位之間發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來時(shí)開具的憑證，通常把它稱為非商業(yè)票據(jù)，又稱財(cái)政票據(jù)。這類票據(jù)由省以上財(cái)政部門監(jiān)制，同樣具有法律效力。

　　在單位實(shí)際工作中，一般人員購買物資、辦公用品或外出活動(dòng)，取得原始發(fā)票后，首先是找單位領(lǐng)導(dǎo)或分管部門工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后再到財(cái)會(huì)人員處報(bào)銷。這種情況下有可能出現(xiàn)一些對原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性把握不準(zhǔn)的現(xiàn)象。筆者擬就審核原始支出憑證談一些看法。

　　一、原始支出憑證審核方法

　　由于原始支出憑證是反映和記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的書面證明，也是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并作為財(cái)會(huì)人員付款和編制記帳憑證的依據(jù)，為了維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律和確保會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量，財(cái)會(huì)人員必須嚴(yán)格審核之。那么，應(yīng)從哪些方面審核呢？

　�。ㄒ唬�審核“要素”

　　在確認(rèn)原始支出憑證是財(cái)政、稅務(wù)部門允許使用的發(fā)票、收據(jù)、車船票以及內(nèi)部自制憑證等反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生書面證明有效的基礎(chǔ)上，根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定，進(jìn)行其基本要素構(gòu)成的完備性檢查。即審核憑證的名稱；憑證填制日期和編號；接受單位名稱；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容；數(shù)量、單價(jià)和金額；填制憑證單位名稱及經(jīng)辦人的簽名并蓋章等。

　�。ǘ�）審核“抬頭”

　　主要審核憑證上的“抬頭”是否與本單位名稱相符，有無添加、涂改的現(xiàn)象。如果不符，應(yīng)查清為什么在本單位報(bào)銷，防止把其他單位或私人購物的發(fā)票拿來報(bào)銷。

　�。ㄈ�）審核“號碼”、“開票日期”、“報(bào)銷日期”

　　首先審核同一單位出具的憑證，其號碼與日期是否矛盾。如果同一單位出具的憑證較多，可以通過摘錄排序發(fā)現(xiàn)之。例如：某單位開出的14667號發(fā)票的日期是1997年9月，而同本中14682號發(fā)票的開具日期則為1997年7月。后經(jīng)審核，該事項(xiàng)嚴(yán)重違紀(jì)。

　　其次，要審核憑證開具的日期與報(bào)銷日期是否異常。一般情況，上述兩者的日期不會(huì)間隔太長。如果較長，則要查詢原因。

　�。ㄋ模�審核“填寫內(nèi)容”

　　發(fā)票中各項(xiàng)內(nèi)容填寫不規(guī)范、不齊全、不正確、涂改現(xiàn)象嚴(yán)重，是虛假原始支出憑證的主要表現(xiàn)特征。如憑證字跡不清，“開票人”僅填“姓氏”，計(jì)量單位不按國家計(jì)量法定單位而隨意以“桶”、“袋”、“車”來度量，違反“不得要求變更品名”的規(guī)定；或貨物名稱填寫不具體；或胡亂填寫其它物品名稱。聯(lián)系實(shí)際工作，特別要防止虛開的運(yùn)輸費(fèi)用發(fā)票和勞務(wù)費(fèi)發(fā)票。

　　實(shí)際工作中，有的單位有關(guān)人員往往通過科協(xié)、技協(xié)等單位，取得“咨詢費(fèi)”、“勞務(wù)費(fèi)”為名的發(fā)票，虛報(bào)支出后套取現(xiàn)金，用于發(fā)放部門的獎(jiǎng)金、支付傭金、回扣、招待費(fèi)等。財(cái)會(huì)人員審核原始支出憑證時(shí)，必須留神這種情況。

　�。ㄎ澹�審核“數(shù)字”

　　具體檢查以下方面：數(shù)量乘單價(jià)是否等于金額；分項(xiàng)金額相加是否等于合計(jì)數(shù)；小寫金額是否等于大寫金額；阿拉伯?dāng)?shù)字是否涂改。

　�。�六）審核是否“陰陽票”

　　采用多聯(lián)式發(fā)票辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，復(fù)寫是必不可少的環(huán)節(jié)。對于背面無復(fù)寫筆跡的支出憑證上（通常稱“陰陽票”），存在“大頭小尾”的可能性，必須向持證人查詢原因。

　�。ㄆ撸�審核“限額”

　　出于票證管理的需要，有的發(fā)票規(guī)定最高限額為“千位”，但是開票人卻在發(fā)票上人為地增添一欄“萬位”。對于這類支出憑證，不是違紀(jì)就是違規(guī)。

　�。ò耍�審核“經(jīng)濟(jì)內(nèi)容”

　　審核行業(yè)專用發(fā)票與填寫的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是否一致。私自改變發(fā)票的使用范圍，跨行業(yè)使用或者借用發(fā)票，是虛假原始支出憑證的重要特征。

　　（九）審核“白條”

　　在實(shí)際工作中，有些單位不同程度地存在“白條”作支出憑證的事項(xiàng)。這些“白條”是由單位或個(gè)人開具的沒有固定格式、不具備規(guī)定內(nèi)容的非正式原始憑證。例如：外單位沒有加蓋公章的借條等。財(cái)會(huì)人員遇到“白條”，一定要查詢原因，審核手續(xù)，盡量拒收。

　�。ㄊ�）審核“印章”

　　主要是檢查印章是否符合規(guī)定。這里所說的印章，是指具有法律效力和特定用途的“公章”，即能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。虛假發(fā)票印章一般特征表現(xiàn)為：印章本身模糊，或蓋印時(shí)有意用力不夠以致不清晰；專用章不是采用符合規(guī)定的印章而是亂蓋其他印章，張冠李戴。此外，有的甚至干脆不蓋印章。

　　（十一）審核“字跡”

　　對于金額大、支出業(yè)務(wù)不正常，酷似報(bào)銷人員自己填寫的支出發(fā)票，必須仔細(xì)審核之。在日常工作中，由銷貨單位提供空白發(fā)票，由本單位經(jīng)手人自行填報(bào)列支費(fèi)用的事項(xiàng)，曾有聽說。

　　（十二）審核“業(yè)務(wù)量”

　　根據(jù)本單位的規(guī)模、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)律、會(huì)計(jì)結(jié)算等特點(diǎn)，審核支出發(fā)票的真實(shí)性。

　　例如，某單位自備轎車一輛，駕駛員平常一個(gè)月報(bào)銷汽油費(fèi)1500元左右。但在某一個(gè)月份，該駕駛員憑發(fā)票報(bào)銷汽油費(fèi)3500余元。財(cái)會(huì)人員對此疑慮，經(jīng)內(nèi)查外調(diào)，屬駕駛員與加油站有關(guān)人員串通多報(bào)汽油費(fèi)2000元，并通過領(lǐng)導(dǎo)追回了損失。

　�。ㄊ�三）審核“手續(xù)”

　　即重點(diǎn)檢查原始支出憑證報(bào)銷必須經(jīng)過的程序。例如：采購貨物的入庫驗(yàn)收程序等等。通過上述程序的審核，認(rèn)定原始支出憑證的真實(shí)、合法性，從而防止虛假和舞弊的發(fā)生。

　�。ㄊ�四）審核“開支標(biāo)準(zhǔn)”

　　根據(jù)現(xiàn)行有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，嚴(yán)格審查修理費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、招待費(fèi)、差旅費(fèi)、電話費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用是否合理和符合開支標(biāo)準(zhǔn)。

　�。ㄊ�五）審核是否“報(bào)銷聯(lián)”

　　平時(shí)審核原始支出憑證時(shí)，要留心此事項(xiàng)，以防混水摸魚，重復(fù)報(bào)銷。

　�。ㄊ�六）審核“審批”

　　主要審核領(lǐng)導(dǎo)審批簽字是否有誤。支付款項(xiàng)的外來原始憑證，除經(jīng)辦人員必須簽字或蓋章外，還必須按本單位規(guī)定的審批程序、權(quán)限，由相應(yīng)的負(fù)責(zé)人審批蓋章。自制的原始憑證，也必須由經(jīng)辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人或者由單位領(lǐng)導(dǎo)人指定的人員審批簽章。

　　二、建議

　�。ㄒ唬�實(shí)行逆向?qū)徍?br>
　　目前，單位的原始支出憑證，大都是先由單位領(lǐng)導(dǎo)或分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)簽批，再由財(cái)會(huì)人員審核、付款、記帳。這種審核程序弊大利小。例如：當(dāng)財(cái)會(huì)人員審核原始支出憑證時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)原始憑證不符合規(guī)定，要想退回去，就會(huì)增加許多人與人之間的矛盾，給工作增加難度，有時(shí)甚至是財(cái)會(huì)人員自尋煩惱和麻煩。因?yàn)檫@時(shí)發(fā)票已經(jīng)有了經(jīng)手人和領(lǐng)導(dǎo)簽字，退回去吧，報(bào)銷人與簽字領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)對你有看法或說法，尤其是來報(bào)銷的人員本身就是領(lǐng)導(dǎo)時(shí)更加難辦。不退回去吧，又覺得與財(cái)務(wù)制度有悖，弄得財(cái)會(huì)人員手足無措，不知如何是好，無奈只得違心執(zhí)行。為此，我們建議：所有原始支出憑證，先由財(cái)會(huì)人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定要求審核，核準(zhǔn)發(fā)票是否真實(shí)、合法，符合報(bào)銷管理制度后，再由單位領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。最后再到財(cái)會(huì)人員處付款，實(shí)行逆向?qū)徍恕＿@種審核程序，有諸多好處：

　　1、有利于更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督職能。先由財(cái)會(huì)人員對原始憑證進(jìn)行審核，再由單位領(lǐng)導(dǎo)或分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人簽批報(bào)銷，變“事后監(jiān)督”為“事前監(jiān)督”，調(diào)動(dòng)財(cái)會(huì)人員依法理財(cái)的積極性，增強(qiáng)財(cái)會(huì)人員的責(zé)任感，有利于更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督職能。防止違規(guī)票據(jù)入帳。

　　2、有利于更好地規(guī)范財(cái)務(wù)工作。對原始支出憑證的審核、簽批，是規(guī)范財(cái)務(wù)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由于其種類多、版式更新快、使用政策性強(qiáng)，因此，推行逆向簽批程序，發(fā)揮財(cái)會(huì)人員的業(yè)務(wù)特長，先行對憑證的合法性、規(guī)范性進(jìn)行審核、確認(rèn)，為領(lǐng)導(dǎo)簽批把好第一道關(guān)口，有利于更好地規(guī)范財(cái)務(wù)工作。

　　3、有利于更好地打擊違法會(huì)計(jì)行為。原始支出憑證不合法、不規(guī)范，濫用票據(jù)、混用票據(jù)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，白條入賬、貪污挪用等違法會(huì)計(jì)行為也屢禁不止，一個(gè)重要原因就是“自上而下”的票據(jù)審核簽批程序。由于單位領(lǐng)導(dǎo)或分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)簽批報(bào)銷在先，財(cái)會(huì)人員審核監(jiān)督在后，即使單位領(lǐng)導(dǎo)或分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)簽批報(bào)銷的原始支出憑證不合法，財(cái)會(huì)人員在審核時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)弊也難以糾正。推行“自下而上”的逆向簽批程序，財(cái)會(huì)人員審核在先，單位領(lǐng)導(dǎo)或分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)簽批報(bào)銷在后，就能夠較好地解決這一實(shí)際問題，及時(shí)制止和打擊違法會(huì)計(jì)行為。

　　4、有利于更好地貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)法》�！稌�(huì)計(jì)法》第二十八條第（2）款規(guī)定：“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員對違反本法和國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)事項(xiàng)，有權(quán)拒絕辦理或者按照職權(quán)予以糾正�！睂υ�始支出憑證實(shí)行逆向簽批程序，能夠使財(cái)會(huì)人員處于有利的位置，促使其更好地履行《會(huì)計(jì)法》賦予的職責(zé)和義務(wù)，從源頭上抑制、拒絕和糾正違法會(huì)計(jì)事項(xiàng)，把《會(huì)計(jì)法》的各項(xiàng)規(guī)定真正貫徹落實(shí)到實(shí)處。

　�。ǘ�）努力提高財(cái)會(huì)人員業(yè)務(wù)水平

　　1、要積極從事會(huì)計(jì)、審計(jì)實(shí)際工作。除要以只爭朝夕的精神不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)審計(jì)等相關(guān)專業(yè)知識外，還要積極從事會(huì)計(jì)、審計(jì)實(shí)際工作。只有經(jīng)常從事會(huì)計(jì)、審計(jì)實(shí)際工作，才能勝任原始支出憑證的審核工作。常言道：“拳不離手，訣不離口”。

　　2、要善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。原始支出憑證的審核工作，不可能一蹴而就，一步到位，勢必經(jīng)過一個(gè)從“不會(huì)”到“勝任”的過程。為了盡量縮短這個(gè)過程，必須養(yǎng)成善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的習(xí)慣。